Control interno

Control interno
Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. El Sistema Institucional de Control Interno, estará integrado por el esquema de controles de la organización, la gestión de riesgos, la administración de la información y de los recursos y por el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas, resultados u objetivos de la entidad.
FUNCIONES DEL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
  1. Dirigir, organizar y controlar todas las actividades orientadas al cumplimiento de la implantación del MECI y demás instrumentos para un adecuado sistema de control interno.
  2. Efectuar auditorias para verificar que los controles estén adecuadamente establecidos e informar y proponer acciones de mejoramiento en las instancias pertinentes.
  3. Fomentar en toda la Institución la cultura del auto control, de forma tal que contribuya a hacer más efectivo el cumplimiento de la misión Institucional.
  4. Contribuir a que el Sistema de Control Interno este adecuadamente incorporado al desarrollo de las funciones de los diferentes cargos.
  5. Verificar que se establezcan las acciones adoptadas en el plan de mejoramiento institucional.
  6. Promover los mecanismos de participación, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, tiene la UNIAJC.
  7. Coadyuvar a la dirección de Institución en la implementación de diversos procedimientos de seguimiento y control que permitan un adecuado cumplimiento de los compromisos frente a los organismos gubernamentales de control y vigilancia.
  8. Atender los requerimientos de los órganos de control externos.


ROLES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Se refiere a las actividades de rendición de cuentas, presentación de informes y manejo de información estratégica que los Jefes de las Unidades de Auditoría Interna deben realizar frente a su nominador, así como aquellas relacionadas con el valor agregado del ejercicio de sus funciones al interior de la entidad en la que se desempeña.

Su propósito: Convertir a las Unidades de Auditoria Interna, Control interno o quien haga sus veces, en un componente dinamizador de la organización y un soporte estratégico para la toma de decisiones, tanto al interior de la entidad como por parte de sus nominadores.

A través de este rol las Unidades de Control Interno, Auditoría interna o quien haga sus veces deben brindar un valor agregado a la organización mediante la asesoría permanente y la formulación de recomendaciones con alcance preventivo, que le sirvan a la entidad para la toma de decisiones frente al quehacer institucional y su mejora

Este Rol articula el fomento de la cultura del control y la asesoría y acompañamiento, de Manera tal que se genere en los servidores la capacidad de cumplir con sus funciones y tareas de forma efectiva

 

La identificación y análisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y la oficina de Control Interno, evaluando los aspectos tanto internos como externos que puedan llegar a representar una amenaza para la consecución de los objetivos organizacionales.

La OCI realiza Asesoría y Acompañamiento. La OCI realiza Evaluación Independiente

La Unidad de Auditoría Interna, Control Interno o quien haga sus veces sirve como puente entre los entes externos y la entidad con el fin de facilitar el flujo de información con dichos organismos teniendo en cuenta el amplio conocimiento que ésta unidad tiene de la organización.

Para el desarrollo de este rol se debe identificar previamente la información relevante y pertinente referente a: Fechas de visita, alcance de las auditorías, informes periódicos, requerimientos previos de órganos de control, entre otros aspectos.

Su objetivo es coadyuvar para que la entidad supere con los mejores resultados la evaluación del organismo de control. 

Las entidades deben adoptar políticas y/o procedimientos para distribuir información fuera de la entidad de acuerdo con la normatividad interna y externa en la materia, teniendo en cuenta:

  • La autorización requerida para distribuir información fuera de la entidad.
  • Pautas sobre los tipos de información permitidos y no permitidos de ser difundidos
  • Las regulaciones de privacidad, las regulaciones de otro tipo y las consideraciones legales relacionadas con la difusión de información fuera de la entidad.
  • Personas externas a la entidad autorizadas a recibir información y el tipo de información que pueden recibir.
                      
INSTRUMENTOS PARA LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA
a) Código de ética del auditor interno: que tendrá como bases fundamentales la integridad, objetividad, confidencialidad, conflicto de intereses y competencias de este.
b) Carta de Representación: Donde se establece la veracidad, calidad y oportunidad de la entrega de la información presentada a la Oficina de Control Interno.
c) Estatuto de Auditoria Interna: En el cual se establecen y comuniquen las directrices fundamentales que definieran el marco dentro del cual se desarrollaran las actividades de la Oficina de Control Interno, según los lineamientos de las normas internacionales de auditoria.
d) Plan Anual de Auditoria: donde se establecerán las auditorias y seguimientos para cada vigencia.
    
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI

La nueva estructura del MECI se define a través de la séptima dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG que busca una alineación a las buenas prácticas de control, razón por la cual su estructura se fundamenta en cinco componentes, a saber: (i) ambiente de control, (ii) administración del riesgo, (iii) actividades de control, (iv) información y comunicación y (v) actividades de monitoreo. Esta estructura está acompañada de un esquema de asignación de responsabilidades y roles para la gestión del riesgo y el control, el cual se distribuye en diversos servidores de la entidad, no siendo ésta una tarea exclusiva de las oficinas de control interno13: (i) Línea estratégica, conformada por la alta dirección y el equipo directivo; (ii) Primera Línea, conformada por los gerentes públicos y los líderes de proceso; (iii) Segunda Línea, conformada por servidores responsables de monitoreo y evaluación de controles y gestión del riesgo (jefes de planeación, supervisores e interventores de contratos o proyectos, comités de riesgos donde existan, comité de contratación, entre otros); y (iv) Tercera Línea, conformada por la oficina de control interno.